Миф 1. Операторы электронного документооборота — третья сторона, увеличивающая риск утечки конфиденциальных данных.
С оператором ЭДО вы предварительно заключаете договор. В его обязанности входят не только хранение и передача информации, но и обеспечение мер безопасности. Соблюдать конфиденциальность ― одна из прямых обязанностей оператора.
Перехватить данные можно и при прямой электронной передаче документов от отправителя к адресату, при этом никто ответственности не понесет. Аналогичная ситуация при работе с курьерскими службами, в которой ваша документация попадает в руки посторонним людям. Её могут не только перехватить, но и просто потерять.
Миф 2. Оператор ЭДО нужен только для того, чтобы платить дополнительные деньги. Все документы можно передать по электронной почте бесплатно.
Действительно, вы можете отправлять любую отсканированную и электронную документацию, в том числе заверенную электронной подписью. Но, согласно статье 169 НК РФ, все электронные счета-фактуры необходимо направлять контрагентам только через операторов ЭДО. Только так можно отправить документы удаленно в любые государственные и муниципальные органы.
Проведенная через оператора документация будет иметь юридическую силу. Поэтому при заключении договора можно прописать, какие типы документов будут участвовать в электронном документообороте, помимо счетов-фактур, и будут ли вообще.
Однако, работая с оператором, вы знаете, что он отвечает за своевременную передачу, сохранность и конфиденциальность данных. Контрагент уже не скажет, что не получил документ. Ваш оператор ― это ваше доверенное лицо, обладающее техническими возможностями и юридической силой.
Миф 3. ЭДО необходим в основном крупным компаниям для обработки больших данных. Малому бизнесу он ни к чему.
Действительно, электронный документооборот:
-
сокращает количество бумажных документов;
-
экономит время на их обработку и передачу;
-
позволяет быстро получить данные ― в пару кликов и без поиска данных в архиве;
-
облегчает их хранение (не требует места, исключает порчу и потерю).
Микроорганизации могут также воспользоваться всеми преимуществами облачного хранения данных, даже если их оборот составляет всего 2—3 документа в неделю. Оттого что документов меньше, они не становятся менее ценными.
Миф 4. Ставить подпись ручкой на бумаге надежнее. Имеют ли такую же юридическую силу электронные документы?
Обеспечивает юридическую силу электронным документам Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 года. Визирование электронных документов электронной подписью равносильно бумажному документу с подписью и печатью. Если бумажную документацию все же можно подправить, дописав туда некоторые данные, с электронным документом так не получится. Сертификат ЭП гарантирует неизменность данных и обеспечивает юридическую силу документу после подписания.
Миф 5. Суд не принимает электронные документы.
же сложилась практика использования электронных документов в судах разной инстанции. Порядок прописан законодательно в Федеральном законе № 220-ФЗ от 23.06.2016. Суды принимают документы в виде файлов в формате PDF, RTF, DOC, XLS, ODT, JPG, PNG, TIFF, а также в распечатанном виде. Они используются в качестве доказательств. Могут быть приложены в распечатанном виде к заявлению, жалобе и иным документам и, естественно, могут прилагаться к заявлениям в электронной форме.
Миф 6. Электронные документы все равно придется дублировать на бумаге.
ЭДО создан для того, чтобы заменить бумажные документы, поэтому их дублировать не нужно. Они равноценны документации на бумажном носителе, имеют равную юридическую силу. Об этом говорится в п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.11. Первичные документы учета можно составлять на бумаге и электронно — на выбор организации.
Миф 7. Электронный документооборот слишком дорого обходится.
Стоимость ЭДО зависит от объема документов и выбранного тарифа. Поэтому в каждом случае необходим индивидуальный подход при расчете тарифного плана.
Есть множество способов сэкономить на ЭДО, получив при этом надежный способ передачи данных, гарантирующий полную конфиденциальность. Вы также можете получить выгоду от оптимизации рабочих процессов, деятельности бухгалтерии, скорости объема данных. Вы сократите свои расходы на сторонние компании, например на оплату услуг курьерской службы, а также на бумагу, чернила, печатающую и копировальную технику.
Организовать ЭДО можно с помощью «Астрал Онлайн» или «1С-ЭДО». Они полностью автоматизируют документооборот с момента создания документа до передачи адресату и перевода данных в архив.
Программные продукты адаптируются под нужды вашего бизнеса. Вы не платите лишних денег за ненужные функции. Всегда есть возможность расширить пакет услуг, если это необходимо. Вы можете открыть необходимый документ на любом устройстве, где бы вы ни находились. При этом они надежно защищены от третьих лиц.
Брянск Today