Деловые мероприятия самые сложные по организации и исполнению, ведь от них зависят не только полученные эмоции гостей, но и дальнейшие деловые связи, получение информации развитие бизнеса и т.д. Выбор места проведения очень влияет на общую атмосферу и подходить к нему надо крайне серьезно. Только правильно подобранное расположение мебели, акустика, оформление смогут принести желаемые цели, комфорт и эффективность.

Мы решили подробнее окунуться в данную тему и собрали важные моменты, которые помогут организовать конференцию и подобрать идеальную площадку для данного формата мероприятий.

Определяем цели конференции

• Сразу поставьте перед собой цели и это поможет сузить круг предлагаемых мест. Например, посмотреть готовые подборки можно на сайте “proBanket”, где уже собраны все необходимые по разным критериям площадки для мероприятий с ценами, они проверены организаторами, имеют реальные фотографии, подробное описание

• Очень важно правильно рассчитать количество участников и их размещение. Учтите, что если не продуманы сидячие места для всех, то хотя бы должны быть зоны отдыха. Там гости смогут немного посидеть и пообщаться. Места должно хватить и на стенды, оборудование и т.д.

• Если требуется организация интернет-телемостов, просмотр видео и надо будет место под лекции, мастер-классы, то стоит заранее узнать о наличии таких возможностей многие площадки включают такие услуги.

Бюджет и месторасположение

• Точно рассчитав бюджет будет ясно на какие площадки вам стоит рассчитывать и можно ли будет сократить или придется расширить какие-то статьи расходов.

• Включены должны быть статьи на непредвиденные траты, кейтеринг (если конференция больше 3-4 часов) и доставку гостей, развоз и прочее.

• Размещаться площадка для конференции должна в доступности к большему числу приглашенных или возможных участников.

• Должны быть парковка, метро или доступный общественный транспорт.

• Для длительных конференций необходимо узнать об отелях, достопримечательностях и местах общепита. Приезжим гостям эта информация потребуется.

Дополнительные услуги

• Трансфер.

• Кейтеринг.

• Персонал и техники, поддержка.

• Уборщики или службы оформления, организации конференции под ключ.

Прежде чем принять окончательное решение, ознакомьтесь с отзывами и рекомендациями от других организаторов конференций, которые использовали выбранные вами площадки. Интернет-порталы, форумы и социальные сети могут быть полезным источником информации. И обязательно подписывайте официальный договор на аренду, сможете избежать многих проблем.

Фёдор Волконогов