Заказ поставщику помогает заранее зафиксировать договоренность о закупке: какие товары или услуги организация планирует получить, в каком количестве, по какой цене и к какой дате. В УТ он также используется для планирования поступления, контроля оплаты и обеспечения потребностей склада или конкретных клиентских заказов. Сам документ не подтверждает фактическую приемку товара — для этого оформляется поступление. В актуальной 1С Управление торговлей заказ поставщику предназначен именно для регистрации предварительных условий и сроков будущей поставки.
В 1С Управление торговлей можно выстроить всю цепочку закупки — от определения потребности до приемки и расчетов с контрагентом.
Для чего нужен заказ поставщику в 1С
Документ позволяет согласовать ассортимент, количество, цену, склад получения, дату поставки и условия расчетов. Благодаря этому сотрудник отдела закупок заранее видит ожидаемые поступления, а система может учитывать их при обеспечении продаж.
Использовать заказ поставщику в 1С особенно удобно, если компания регулярно закупает товар, работает под заявки покупателей или поддерживает определенный остаток на складе.
В УТ потребность может обеспечиваться закупкой, перемещением или другими доступными способами. Программа анализирует свободные остатки и ожидаемые поступления, после чего помогает определить, сколько требуется заказать.
Где находится заказ поставщику в 1С УТ
Основная работа ведется в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам». Здесь можно посмотреть список оформленных документов, отобрать их по состоянию и перейти к созданию нового.
Заказ поставщику в 1С УТ относится к подсистеме закупок УТ 11.5. В ней предусмотрены также поступления, документы расчетов, регистрация расхождений при приемке и инструменты контроля сроков поставки.
Если нужная команда отсутствует, следует проверить функциональные настройки закупок и права пользователя.
Что настроить перед созданием заказа
До начала работы необходимо заполнить карточку контрагента, соглашение или договор, если они применяются в выбранной модели учета, склады и номенклатуру. Также желательно заранее определить условия закупки: используемые цены, валюту, сроки поставки и порядок оплаты.
Если планируется автоматическое формирование заказов по потребностям, потребуется более подробная настройка способов обеспечения. Для каждой номенклатуры и склада может определяться источник получения товара и параметры поддержания запасов. В УТ предусмотрены механизмы «заказ под заказ», поддержание складского остатка и расчет потребности по статистике.
Чем точнее исходные настройки, тем меньше данных сотруднику придется корректировать вручную.
Создание заказа поставщику в 1С
Создание заказа поставщику в 1С начинается в журнале закупок. Пользователь нажимает «Создать», выбирает контрагента и заполняет условия сделки.
В документ вносятся организация, поставщик, склад, соглашение или договор, номенклатура и количество. Также проверяются цена, дата ожидаемого поступления и условия оплаты.
После заполнения документ переводят в состояние, соответствующее текущему этапу работы. В УТ статус используется не только как визуальная отметка: от состояния документа зависит участие заказа в некоторых дальнейших процессах. Например, при распределении поступления учитываются заказы, по которым ожидается поставка.
Как заполнить товары, цены и условия поставки
Табличная часть содержит позиции, которые организация планирует получить. Для товара указывается количество, единица измерения, цена и другие необходимые параметры. В заказ можно включать и услуги, если сценарий закупки это предусматривает.
Цену желательно получать из зарегистрированных условий закупки, а не вносить каждый раз вручную. Это снижает риск расхождений между договоренностью и фактическим поступлением.
Отдельно проверяется дата поставки. Она влияет на планирование запасов: ожидаемый приход учитывается при оценке будущей доступности товара. В отчетах УТ можно сопоставлять план поставок с фактическими поступлениями.
Формирование заказа на основании потребности
При большом ассортименте делать каждый документ вручную необязательно. УТ поддерживает формирование заказов по потребностям. Рабочее место рассчитывает требуемое количество с учетом текущего остатка, ожидаемых поступлений и настроенных способов обеспечения.
Например, клиент заказал товар, которого недостаточно на складе. Если для этой позиции задан способ обеспечения покупкой, программа может определить недостающее количество и предложить заказывать его у выбранного контрагента.
Поддерживается и сценарий, когда закупка организуется непосредственно под конкретную отгрузку. Такой подход помогает не создавать лишний складской запас.
Заказ поставщику в 1С Управление торговлей
Заказ поставщику в 1С Управление торговлей является частью общего процесса управления закупками. Он связывает потребность, ожидаемую поставку, приемку товара и расчеты.
1С указывает, что заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей и заданных параметров обеспечения — например, сроков поставки и статистики потребления.
Больше возможностей конфигурации разобрано в материале Описание возможностей программы 1С Управление торговлей.
Оформление поступления по заказу поставщику
Когда поставка фактически пришла, необходимо оформить документ приобретения. В УТ «Приобретение товаров и услуг» можно создать на основании заказа поставщику.
Это удобнее ручного ввода: номенклатура и другие сведения переносятся из ранее согласованного документа. Пользователю остается сверить их с накладной или УПД.
Если приехало меньше или больше товара, чем ожидалось, необходимо правильно зарегистрировать фактическое поступление и при необходимости обработать расхождения. В УТ для этого предусмотрен отдельный механизм работы с отклонениями после приемки.
Оплата поставщику и контроль взаиморасчетов
Условия расчетов задаются с учетом принятой в организации модели: это может быть предоплата, платеж после поставки или несколько этапов оплаты.
УТ позволяет контролировать расчеты и состояние исполнения закупочных документов. В актуальных версиях развиваются инструменты отображения процента оплаты, графика платежей и анализа расчетов с поставщиками.
Важно разделять план и факт. Записанный в заказе график отражает договоренность, а фактическая оплата должна подтверждаться платежными документами.
Как изменить или скорректировать заказ
Корректировка требуется, если до поставки изменилась цена, количество или срок. Пока фактические документы еще не оформлены, изменить исходную договоренность обычно проще.
Если часть товара уже принята, корректировать исходные показатели нужно осторожно. Сначала проверьте связанные поступления и остаток обязательств по документу.
Не следует просто уменьшать количество до фактически полученного, если поставщик собирается довезти недостающую часть. В УТ предусмотрена работа с расхождениями, при которой можно учитывать последующее поступление недопоставленного товара.
Как закрыть заказ поставщику
Закрывать документ следует после того, как обязательства по нему выполнены либо принято решение отказаться от оставшейся части поставки.
В механизмах 1С после выполнения поставки заказ может перейти в состояние готовности к закрытию, после чего устанавливается соответствующий статус. Если контролируется поставка или оплата, закрытие подтверждает завершение работы по документу.
Не стоит закрывать заказ только потому, что первая партия уже поступила. Сначала проверьте остаток товаров к получению и состояние расчетов.
Контроль выполнения заказов и поставок
Для ежедневной работы важно видеть не только список документов, но и их реальное состояние. Отчет «Состояние выполнения документа» показывает актуальный план поставки и фактическое выполнение.
По нему удобно находить просроченные поставки, анализировать ожидаемые даты и понимать, какие позиции еще не получены.
Кроме того, ожидаемые поступления участвуют в обеспечении продаж. Поэтому неверная дата или лишний незакрытый документ может создавать ошибочное впечатление, что нужный товар скоро появится на складе.
Отличия работы с заказами в УТ, ERP и УПП
УТ ориентирована прежде всего на управление торговыми закупками, запасами и продажами. ERP использует похожие механизмы, но связывает закупку с более широким контуром ресурсов предприятия, включая производство и сложное обеспечение. Заказы в ERP также могут формироваться автоматически по рассчитанной потребности.
УПП относится к предыдущему поколению решений 1С и использует другую архитектуру. Поэтому инструкция по УТ не должна буквально применяться к УПП: различаются интерфейс, документы и алгоритмы обеспечения.
Если предприятие переходит с УПП на современную систему, процесс закупок следует настраивать заново с учетом возможностей УТ или ERP, а не только переносить существующие справочники.
Типичные ошибки при оформлении заказа поставщику
Частая ошибка — выбирать неправильный склад или контрагента, после чего фактическая поставка не соответствует плану. Вторая проблема — ручная цена, которая отличается от согласованных условий закупки.
Еще одна ошибка — создание нескольких документов на одну потребность. Перед новой закупкой стоит посмотреть существующие ожидаемые поступления: система уже может учитывать товар, который был заказан ранее.
Не менее важно своевременно закрывать отмененные или выполненные документы. Иначе они продолжают участвовать в аналитике и могут искажать представление о будущих поставках.
Вопросы и ответы
Можно ли оформить закупку без заказа поставщику?
Да, конкретный порядок зависит от настроенной схемы работы. Но использование заказов дает дополнительные возможности для планирования и контроля будущих поставок.
Как сделать заказ автоматически по нехватке товара?
Используйте механизм формирования по потребностям. Он анализирует остатки, ожидаемые поступления и заданные параметры обеспечения.
Можно ли собрать один документ по нескольким заказам покупателей?
Да. В актуальной УТ предусмотрено формирование закупки по нескольким потребностям покупателей через рабочее место заказов поставщикам.
Что делать, если поставили только часть товара?
Зафиксировать фактическое поступление и оставить ожидаемой недопоставленную часть, если ее должны довезти. Если поставки больше не будет, оставшуюся потребность следует отменить или завершить в соответствии с выбранным сценарием.
Когда заказ можно закрывать?
Когда поставка выполнена и необходимые расчеты завершены либо когда принято решение отменить невыполненный остаток. Перед закрытием проверьте состояние выполнения документа и связанные поступления.
